WARENEINGANGS-MANAGEMENT IN SAP

Digitale und automatisierte Verarbeitung
von Lieferscheinen im SAP Wareneingangs-Management

Lieferscheine optimiert und digitalisiert managen mit dem HENRICHSEN SAP Wareneingangsmanagement

 

Der Wareneingang ist sowohl ein wichtiger logistischer als auch ein buchhalterischer Vorgang im Unternehmen. Die Qualität der Abläufe hat unmittelbaren Einfluss auf die Leistungsfähigkeit eines Lagers und letztendlich auch der Produktion. Digitalisierung und Automatisierung (im Sinne einer Verringerung manueller Tätigkeiten) sind deshalb unverzichtbare Faktoren moderner Beschaffungsprozesse. Und: Lösungen müssen vollständig integriert in SAP ERP und S/4HANA, sowie durchgängig SAP-zertifiziert sein.

Wenn also der Purchse-to-Pay-Prozess im Ganzen reibungslos funktionieren soll, muss "in der Mitte" das Wareneingangsmanagement professionell aufgestellt sein.

Wichtige  Ziele in der Digitalisierung:

  • weniger manuelle Tätigkeiten beschleunigen den Prozess, vermeiden Fehler und binden weniger Mitarbeiter-Kapazitäten
  • kurze Durchlaufzeiten durch direkte WE-Buchung in SAP reduzieren die Kapitalbindung
  • Realitätsgetreue Wareneingangsbuchungen erhöhen die Transparenz
  • mehr Effizienz und schnelleres Controlling bei den nachfolgenden Purchase-to-Pay Prozessschritten

Der Purchase-to-Pay-Prozess im Überblick

Und so funktioniert das HENRICHSEN SAP Wareneingangsmanagement

Der digitalisierte Prozess von der Warenanlieferung bis zur automatisierten Lieferschein-Archivierung

Zentrales Dokument bei Übergabe der Ware vom Transporteur zum Warenvereinnahmer ist dabei der Lieferschein. In SAP MM wird nach Erzeugung einer Bestellung ein Einkaufsinfosatz generiert. Mit diesem bzw. der Bestellung werden im Falle des Wareneingangs die Daten des Lieferscheins abgeglichen. Mit unserer Lösung erfolgt dies automatisch mittels der folgenden Daten. Ist dieser erfolgt werden alle erforderlichen Daten automatisch abgeglichen:

  • Bestellnummer: u.a. Zuordnung Kreditor (Lieferant)
  • Lieferschein Nummer
  • Positionsdaten: Materialnummer Kunde, Materialnummer Lieferant, Menge, Mengeneinheit, Seriennummer 
  • Chargennummer: wird von der OCR erfasst und an SAP übergeben. Feld ist bei MIGO Transaktion bzw. Buchung zu füllen
  • Lieferdatum
  • QM Flag

Der Lieferschein wird dazu per OCR ausgelesen, die Daten im WE-Buchungs-Cockpit abgeglichen und bei Korrektheit automatisch nach Klick oder auch dunkel

  1. an SAP weitergegeben und WE-gebucht und
  2. in SAP archiviert.

Stimmen die Daten nicht überein, erfolgt eine optische Information im Cockpit und der Prozess kann manuell überprüft werden.

Auslesen der Daten und Verifizierung der OCR-Ergebnisse

Belegerkennung und Verifikation:

  • Abholen der Dokumente und anschließende Datenextraktion mittels OCR
  • Verifikation der ausgelesenen Lieferscheine und abschließende Bestätigung in der Verifikationsmaske. 

Das WE-Management-Cockpit

Nach der Verifikation werden die Daten in das HENRICHSEN WE-Management Cockpit weitergeleitet. 
Dort findet die Business Logik und der Abgleich mit der noch offenen WE-Menge aus der Bestellung statt. 
Die Ampelfunktion zeigt auf einen Blick, wo Prüfungsbedarf besteht.

Der WE-Management-Viewer

  • In dieser Ansicht werden alle wichtigen Metadaten inkl. der Ampeln (Menge und QM) und dem Mengenvergleich  angezeigt.
  • Wird eine Position ausgewählt, wird rechts im Viewer zur Sichtpürüfung der Originalbeleg angezeigt.  
  • Eine Suchmaske unterstützt das schnelle auffinden erforderlicher zugehöriger Dokumente.

Der Faktor QM

Handelt es sich um eine zu prüfende Ware (QM Material), wird der Wareneingang auf einen sog. „gesperrten Bestand“ gebucht. Erst nach erfolgreicher Prüfung durch das QM erfolgt die Änderung auf „freien Bestand“. Ab dann ist die Ware für die Produktion freigegeben. Teilweise wird aber trotz notwendiger QM Prüfung gleich auf „freien Bestand“ gebucht, die Ware aber durch einen Flag nicht für die Produktion freigegeben. Erst wenn im SAP QM Modul die Ware geprüft wurde, wird der Flag gelöst und die Produktion kann die Ware verwenden. 

Die wichtigsten Features auf einen Blick:

  • Automatische OCR Auswertung mit Erkennung von Lieferant, Bestellnummer, Menge
  • Automatischer Abgleich von Bestellung und Lieferschein
  • Auflistung offener WE in Cockpit inkl. Suchfunktion nach u.a. PO, LF, Lieferant
  • Automatische Wareneingangsbuchung bei Bestätigung
  • Möglichkeit zum Abgleich mit QS Daten bzw. starten von Workflows
  • Automatische Archivierung des Lieferscheins zum SAP Beleg

Modernste Technologie

  • Neuste SAP Technologie S/4 HANA und UI5/HTML5 mobile client
  • Unterstützt SAP ECC
  • SAP Fiori

Sicherheit

  • Die Lösung ist 100% SAP integriert und SAP zertifiziert
  • HENRICHSEN ist SAP Silver Partner (Development und HCP)

Optimales Handling

  • Verifikation direkt im SAP GUI
  • Sofort in SAP auswertbar (in SAP CO oder auf Kreditor)
  • Standortunabhängige Prüf- und Freigabeprozesse

Integrierte Workflowlösung

  • Generische Workflow Plattform, basierend auf dem SAP Business Workflow
  • Nahtlose Integration in SAP ERP Business Logik (FI & MM)
  • Mobiler Zugriff über UI5, einfache Administration

Optimiertes Reporting

  • Soll-/Ist- und Year-to-Year-Vergleiche
  • Kosten- und Produktivitäts-Analysen
  • Prozess-Transparenz in der FI-Rechnungsverarbeitung
  • Identifikation von Optimierungspotenzialen

Investitionsschutz und Zukunftssicherheit

  • Umfangreiche Anforderungen bereits im Standard
  • Zukunftssichere Technologie
  • Einfach und eigenständig erweiterbar

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