DIGITALISIERUNG IN SAP FINANCE
Rechnungsbearbeitung – Eingehende Rechnungen digital und automatisiert verarbeiten in SAP
SAP Eingangsrechnungsbearbeitung optimiert und digitalisiert managen mit der HENRICHSEN Invoice-Lösung 4 SAP
Rechnungen erreichen ein Unternehmen heute auf unterschiedlichste Weise: in Papierform, als PDF, XML oder (EDI)-Datenstrom.
Die HENRICHSEN Invoice-Lösung auf Basis von xSuite verarbeitet jegliches Format und automatisiert die weitere Verarbeitung:
- vom Scannen und Archivieren,
- über die Datenerfassung
- bis zu Prüf- und Freigabe-Workflows.
Digitalisierung in der Kreditorenbuchhaltung automatisiert und beschleunigt den Prozess zur Verarbeitung von Lieferantenrechnungen: vollständig integriert in SAP ERP und S/4HANA, durchgängig SAP-zertifiziert.
Ohne unserer Paper 2 ERP Lösung zur elektronischen Eingangsrechnungsverarbeitung von HENRICHSEN wären wir zu Beginn von Corona und den damit verbundenen Einschränkungen aufgeschmissen gewesen. Die Lösung hat uns in der Krise geholfen. Die Rechnungen sind problemlos durch unseren elektronischen Workflow gelaufen.
„Mit dem Produkt der Firma HENRICHSEN hat die Steiermärkische Krankenanstaltengesellschaft die richtige Wahl getroffen. Wir konnten durch das Eingangsrechnungsprojekt den Grundstein für eine standardisierte Arbeitsweise über alle Häuser hinweg legen. Es ist uns nun möglich unsere Geschäftsprozesse weiter zu digitalisieren. Die Mitarbeiter der Firma HENRICHSEN sind sehr engagiert und
weisen eine hohe Fachkompetenz auf.“
Rechnungen in SAP automatisiert bearbeiten
Um einen hohen Automatisierungsgrad zu erreichen, müssen Rechnungen elektronisch, also auf Datenbasis verarbeitbar sein. Die HENRICHSEN-Invoice-Lösung bringt daher jede Rechnungsform (Papier, PDF, EDI) auf eine strukturierte Datenebene, sodass unsere Kunden Rechnungen vollständig elektronisch und automatisiert verarbeiten können.
Die Verarbeitungsschritte von der Konvertierung, über die Extraktion bis zur Prüfung und Freigabe werden mit integrierten Workflows unterstützt und ermöglichen so einen deutlich beschleunigten Bearbeitungsprozess. In Zahlen ausgedrückt, erreichen unsere Kunden in der Regel eine 60-70%ige Reduzierung der Durchlaufzeit bei parallel deutlich niedrigeren Prozesskosten.
Die Lösung bietet darüber hinaus eine umfangreiche Recherche- und Volltextsuche-Funktion und eine zentrale Archivierung, sodass Mehrfachzugriffe auch ortsungebunden und mobil problemlos möglich sind.
Und so funktioniert das: der Invoice-Prozess im Überblick – vom Rechnungseingang bis zur Buchung
Auslesen, Validieren, Prüfen
Die OCR Erkennung liest die abrechnungsrelevanten Daten aus den elektronischen Dokumenten aus und gleicht sie mit SAP-Stamm- und Bewegungsdaten ab, um eine hohe Erkennungsqualität zu gewährleisten. Die Validierung und Plausibilitätsprüfungen der Rechnungsdaten mit den Lieferantenstammdaten findet somit vollständig innerhalb von SAP statt.
Informationen sofort im Zugriff!
Die Buchhaltung hat alle prüfungsrelevanten Informationen sofort im Zugriff. Der Absprung aus der elektronischen Rechnungsbearbeitung heraus in die dazugehörige Bestellung ist dabei ebenso einfach möglich wie die Anzeige von z. B. Wareneingangsbelegen.
Workflows im elektronischen Rechnungseingang schaffen Transparenz
Sie wissen ab sofort zu jedem Zeitpunkt dank des abgestimmten Eingangsrechnung-Workflows, wo sich die jeweilige Rechnung gerade zur Bearbeitung befindet und können den Bearbeitungsstand einsehen.
Ihr Nutzen:
ROI und Skonto: Die Lösung erreicht ihren ROI in der Regel ab dem 2. Jahr; Skonto erlöse werden konsequent genutzt
Transparenz: Permanenter, vollständiger Überblick über den Bearbeitungsstand der Lieferantenrechnungen
Automatisierung: Rechnungen automatisiert erfassen und buchen und das vollständige SAP integriert
Mobility: Alle eingebundenen Mitarbeitenden können ortsunabhängig bearbeiten
Einfachheit: Der Wechsel der Buchungsmethode z.B. FI zu MM erfolgt systemgestützt
Flexibilität: Es werden neben Rechnungen auch Gutschriften, Anzahlungen, Dauerbuchungen, Umbuchungen verarbeitet
Vorteil Digitalisierung
Effizienteres Arbeiten mit den SAP FIORI Apps
- Die einzelnen Aufgaben innerhalb des SAP GUI stehen auch in eigens entwickelten SAP FIORI Apps zur Verfügung. Die einzelnen FIORI Kacheln werden dabei bequem in das FIORI Launchpad eingebunden und ein Absprung direkt in die jeweilige Aufgabe ist möglich.
- Das Prinzip hinter FIORI: Maximal drei Absprünge bis das eigentliche Ziel bzw. die Bearbeitung der Aufgabe erreicht ist. D. h. es gibt hierbei keine verschachtelten Transaktionen mehr, sondern eigens auf Prozessworkflows zugeschnittene Aufgaben, die gleichzeitig in einem optisch ansprechenderen und übersichtlicheren Design zu überzeugen wissen.
- Die komplette Invoice Lösung ist S/4HANA ready und dafür auch vollständig von SAP zertifiziert. D. h. egal ob klassischer SAP GUI, evtl. bereits mit Einsatz von FIORI Technologie, oder bereits intensive Nutzung von S/4HANA, die Invoice-Lösung ist für alle Szenarien einsetzbar.
- Sie sind nicht sicher, wie der Umstieg auf S/4HANA bzw. ein hybrides Szenario aussehen kann? Mit den HENRICHSEN S/4HANA
- Readiness Checks erhalten Anwender einen klaren Überblick über den Status-Quo und was bei der Migration noch beachtet werden muss.
Erfahrung aus über 150 Invoice-Projekten
Modernste Technologie
- Neueste SAP Technologie S/4 HANA und UI5/HTML5 mobile client
- Unterstützt SAP ECC
- SAP Fiori
Sicherheit
- Die Lösung ist 100 % SAP integriert und SAP zertifiziert
- HENRICHSEN ist SAP Silver Partner (Development und HCP)
Optimales Handling
- Verifikation direkt im SAP GUI
- Sofort in SAP auswertbar (in SAP CO oder auf Kreditor)
- Standortunabhängige Prüf- und Freigabeprozesse
Integrierte Workflowlösung
- Generische Workflow Plattform, basierend auf dem SAP Business Workflow
- Nahtlose Integration in SAP ERP Business Logik (FI & MM)
- Mobiler Zugriff über UI5, einfache Administration
Optimiertes Reporting
- Soll-/Ist- und Year-to-Year-Vergleiche
- Kosten- und Produktivitäts-Analysen
- Prozess-Transparenz in der FI-Rechnungsverarbeitung
- Identifikation von Optimierungspotenzialen
Investitionsschutz und Zukunftssicherheit
- Umfangreiche Anforderungen bereits im Standard
- Zukunftssichere Technologie
- Einfach und eigenständig erweiterbar
Whitepaper im Bereich Eingangsrechnungsbearbeitung
Unsere Referenzkunden
News, Webinare und Events im Bereich Eingangsrechnungsbearbeitung
Seit dem 27.11.2020 nehmen Behörden auf Bundesebene nur noch E-Rechnungen an. Nun folgen zwei weitere Bundesländer und ein Stadtstaat, deren Behörden ab dem 01.01.2022 ausschließlich E-Rechnungen annehmen: Baden-Württemberg, das Saarland und die Hansestadt Hamburg.
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Sich noch schneller und wettbewerbsfähiger aufzustellen - dazu gehört für KATEK SE die Digitalisierung der Purchase-to-Pay Prozesse
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Der E-Rechnungsgipfel vereint jedes Jahr Verbände, öffentliche Organisationen, Softwarehersteller, sowie namhafte Unternehmen, die für das Thema E-Rechnung brennen und entsprechende Lösungen, Prozesse sowie Standards mit Leidenschaft weiterentwickeln. Die HENRICHSEN AG war auf der diesjährigen Veranstaltung am 20. Und 21. September 2021 als Aussteller vor Ort in Neuss und hat für Sie ein Stimmungsbild rund um das Thema E-Rechnung eingefangen.
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Im kostenlosen Webinar erfahren Sie, wie Sie wiederkehrende Rechnungen (z.B. Mieten, Leasinggebühren, Energierechnungen usw.) automatisiert in SAP verarbeiten und somit Ihre Durchlaufzeiten verringern können.
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