DIGITALISIERUNG IN SAP FINANCE

 

Rechnungsbearbeitung – Eingehende Rechnungen digital und automatisiert verarbeiten in SAP

 

SAP Eingangsrechnungsbearbeitung optimiert und digitalisiert managen mit der HENRICHSEN Invoice-Lösung 4 SAP

Rechnungen erreichen ein Unternehmen heute auf unterschiedlichste Weise: in Papierform, als PDF, XML oder (EDI)-Datenstrom. 
Die HENRICHSEN Invoice-Lösung verarbeitet jegliches Format und automatisiert die weitere Verarbeitung: vom Scannen und Archivieren, über die Datenerfassung bis zu Prüf- und Freigabe-Workflows.

Digitalisierung in der Kreditorenbuchhaltung automatisiert und beschleunigt den Prozess zur Verarbeitung von Lieferantenrechnungen:
vollständig integriert in SAP ERP und S/4HANA, durchgängig SAP-zertifiziert.

Portrait - Christina Stürmer | © Christina Stürmer
Christina Stuermer, Head of Finance Corporate Germany Magna Automotive Holding (Germany) GmbH

Ohne unserer Paper 2 ERP Lösung zur elektronischen Eingangsrechnungsverarbeitung von HENRICHSEN wären wir zu Beginn von Corona und den damit verbundenen Einschränkungen aufgeschmissen gewesen. Die Lösung hat uns in der Krise geholfen. Die Rechnungen sind problemlos durch unseren elektronischen Workflow gelaufen.

Karl Kocever, Leiter IT-Infrastruktur und Administrative Systeme Steiermärkische Krankenanstaltengesellschaft m.b.H.

„Mit dem Produkt der Firma HENRICHSEN hat die Steiermärkische Krankenanstaltengesellschaft die richtige Wahl getroffen. Wir konnten durch das Eingangsrechnungsprojekt den Grundstein für eine standardisierte Arbeitsweise über alle Häuser hinweg legen. Es ist uns nun möglich unsere Geschäftsprozesse weiter zu digitalisieren. Die Mitarbeiter der Firma HENRICHSEN sind sehr engagiert und
weisen eine hohe Fachkompetenz auf.“

Rechnungen in SAP automatisiert bearbeiten

 

Um einen hohen Automatisierungsgrad zu erreichen, müssen Rechnungen elektronisch, also auf Datenbasis verarbeitbar sein. Die HENRICHSEN-Invoice-Lösung bringt daher jede Rechnungsform (Papier, PDF, EDI) auf eine strukturierte Datenebene, sodass unsere Kunden Rechnungen vollständig elektronisch und automatisiert verarbeiten können.

Die Verarbeitungsschritte von der Konvertierung, über die Extraktion bis zur Prüfung und Freigabe werden mit integrierten Workflows unterstützt und ermöglichen so einen deutlich beschleunigten Bearbeitungsprozess. In Zahlen ausgedrückt, erreichen unsere Kunden in der Regel eine 60-70%ige Reduzierung der Durchlaufzeit bei parallel deutlich niedrigeren Prozesskosten.

Die Lösung bietet darüber hinaus eine umfangreiche Recherche- und Volltextsuche-Funktion und eine zentrale Archivierung, sodass Mehrfachzugriffe auch ortsungebunden und mobil problemlos möglich sind.

Und so funktioniert das: der Invoice-Prozess im Überblick – vom Rechnungseingang bis zur Buchung

Auslesen, Validieren, Prüfen
Die OCR Erkennung liest die abrechnungsrelevanten Daten aus den elektronischen Dokumenten aus und gleicht sie mit SAP-Stamm- und Bewegungsdaten ab, um eine hohe Erkennungsqualität zu gewährleisten. Die Validierung und Plausibilitätsprüfungen der Rechnungsdaten mit den Lieferantenstammdaten findet somit vollständig innerhalb von SAP statt.

Informationen sofort im Zugriff!
Die Buchhaltung hat alle prüfungsrelevanten Informationen sofort im Zugriff. Der Absprung aus der elektronischen Rechnungsbearbeitung heraus in die dazugehörige Bestellung ist dabei ebenso einfach möglich wie die Anzeige von z. B. Wareneingangsbelegen.

Workflows im elektronischen Rechnungseingang schaffen Transparenz
Sie wissen ab sofort zu jedem Zeitpunkt dank des abgestimmten Eingangsrechnung-Workflows, wo sich die jeweilige Rechnung gerade zur Bearbeitung befindet und können den Bearbeitungsstand einsehen.

Deepdive: Features und Functions

  • Die Invoice-Lösung kann alle gängigen Formate  verarbeiten:  Papier, PDF, EDI, XML.
     
  • Mit der Erfahrung aus internationalen Rollouts sind uns neben der XRechnung und ZUGFeRD so gut wie alle europäischen e-Rechnungsvarianten bekannt.  Damit sind wir in der Lage elektronische Rechnungseingänge in oder aus allen europäischen Ländern zu optimieren.
  • Sie bearbeiten Rechnungen und Gutschriften mit oder ohne Bestellbezug, Anzahlungen, Dauerbuchungen, Anlagenrechnungen,  etc.? Wir haben die optimale Lösung für alle Dokumentenarten.
     
  • Auch Rechnungen zu Anlagegütern oder reine Sachkonto-Umbuchungen lassen sich automatisieren. 
     
  • Rechnungsabstimmung, mit Bestellungen oder mit Wareneingängen sind Standard-Funktionen.
     
  • Mit den integrierten Warteschritten zur Synchronisation von verspätet eintreffenden Waren oder Leistungen gehören manuelle Wiedervorlagen der Vergangenheit an.
     
  • Alle SAP Kontierungen sind verfügbar.
     
  • Angrenzende Fachabteilungen, wie z. B. der Bereich Einkauf werden in der sachlichen Prüfung mit eingebunden.
     
  • Es erfolgt eine automatisierte Prüfung von evtl. Preisabweichungen, sowie die Prüfung zum Wareneingang.
     
  • Der Mitarbeiter in der Buchhaltung kann mit SAP GUI, mit WEB Browser oder Fiori Apps seine Aufgaben erledigen.
     
  • Der Buchhalter kann direkt buchen oder vollständig sichern in Abhängigkeit von Terminen und Fristen.
     
  • Der Wechsel zwischen den verschiedenen Rechnungsvarianten, z. B. von FI zu MM, ist automatisiert unterstützt. 
     
  • Durch individuell hinterlegbare Berechtigungskonzept ist für Sicherheit gesorgt.
     
  • Freigabe-, Delegations- und Rückfrage-Prozesse werden per Workflow unterstützt.
  • Die Buchung kann von Hand erfolgen oder automatisiert im Hintergrund.
     
  • Protokolle zeigen Erfordernisse zum Eingriff, in den ansonsten automatisiert ablaufenden Prozess auf.

Ihr Nutzen:

ROI und Skonto: Die Lösung erreicht ihren ROI in der Regel ab dem 2. Jahr; Skonto erlöse werden konsequent genutzt

Transparenz: Permanenter, vollständiger Überblick über den Bearbeitungsstand der Lieferantenrechnungen

Automatisierung: Rechnungen automatisiert erfassen und buchen und das vollständige SAP integriert

Mobility: Alle eingebundenen Mitarbeitenden können ortsunabhängig bearbeiten

Einfachheit: Der Wechsel der Buchungsmethode z.B. FI zu MM erfolgt systemgestützt

Flexibilität: Es werden neben Rechnungen auch Gutschriften, Anzahlungen, Dauerbuchungen, Umbuchungen verarbeitet

Vorteil Digitalisierung

Effizienteres Arbeiten mit den SAP FIORI Apps

  • Die einzelnen Aufgaben innerhalb des SAP GUI stehen auch in eigens entwickelten SAP FIORI Apps zur Verfügung. Die einzelnen FIORI Kacheln werden dabei bequem in das FIORI Launchpad eingebunden und ein Absprung direkt in die jeweilige Aufgabe ist möglich. ​
     
  • Das Prinzip hinter FIORI: Maximal drei Absprünge bis das eigentliche Ziel bzw. die Bearbeitung der Aufgabe erreicht ist. D. h. es gibt hierbei keine verschachtelten Transaktionen mehr, sondern eigens auf Prozessworkflows zugeschnittene Aufgaben, die gleichzeitig in einem optisch ansprechenderen und übersichtlicheren Design zu überzeugen wissen. ​
     
  • Die komplette Invoice Lösung ist S/4HANA ready und dafür auch vollständig von SAP zertifiziert. D. h. egal ob klassischer SAP GUI, evtl. bereits mit Einsatz von FIORI Technologie, oder bereits intensive Nutzung von S/4HANA, die Invoice-Lösung ist für alle Szenarien einsetzbar. ​
     
  • Sie sind nicht sicher, wie der Umstieg auf S/4HANA bzw. ein hybrides Szenario aussehen kann? Mit den HENRICHSEN S/4HANA
     
  • Readiness Checks erhalten Anwender einen klaren Überblick über den Status-Quo und was bei der Migration noch beachtet werden muss. ​
Mit cleveren Add-Ons noch mehr Effektivität erreichen:

Erfahrung aus über 150 Invoice-Projekten

Modernste Technologie

  • Neueste SAP Technologie  S/4 HANA und UI5/HTML5 mobile client
  • Unterstützt SAP ECC
  • SAP Fiori

Sicherheit

  • Die Lösung ist 100 % SAP integriert und SAP zertifiziert
  • HENRICHSEN ist SAP Silver Partner (Development und HCP)
     

Optimales Handling

  • Verifikation direkt im SAP GUI
  • Sofort in SAP auswertbar (in SAP CO oder auf Kreditor)
  • Standortunabhängige Prüf- und Freigabeprozesse

Integrierte Workflowlösung

  • Generische Workflow Plattform, basierend auf dem SAP Business Workflow
  • Nahtlose Integration in SAP ERP Business Logik (FI & MM)
  • Mobiler Zugriff über UI5, einfache Administration

Optimiertes Reporting

  • Soll-/Ist- und Year-to-Year-Vergleiche 
  • Kosten- und Produktivitäts-Analysen
  • Prozess-Transparenz in der FI-Rechnungsverarbeitung
  • Identifikation von Optimierungspotenzialen

Investitionsschutz und Zukunftssicherheit

  • Umfangreiche Anforderungen bereits im Standard
  • Zukunftssichere Technologie
  • Einfach und eigenständig erweiterbar

Kennen Sie bereits den kompletten Purchase to Pay (P2P) Prozess?

Von der Beschaffung über die Auftragsbestätigung bis hin zur Eingangsrechnungs-bearbeitung. Hier erfahren Sie, wie Sie Ihre Prozesse nachhaltig optimieren und beschleunigen können.

Whitepaper im Bereich Eingangsrechnungsbearbeitung

Whitepaper - KPI Cockpit for SAP
Grafik - KPI Cockpit for SAP
Whitepaper - SAP e-Invoice Manager
Grafik - Whitepaper  SAP e-Invoice Manager | © HENRICHSEN AG
Whitepaper - E-Invoicing und Formate - ZUGFeRD 2.0
Grafik - Whitepaper Download E-Invoicing und ZUGFeRD 2.0 | © HENRICHSEN AG
Whitepaper - SAP QR-Code Leser
Grafik - QR-Code Leser für xFlow Invoice | © HENRICHSEN AG
Whitepaper - E-Rechnung, XRechnung, ZUGFeRD 2.0
Grafik - Die digitale Rechnungsverarbeitung in SAP | © HENRICHSEN AG
Whitepaper - SAP Eingangsrechnungsbearbeitung
Grafik - Whitepaper Eingangsrechungsmanagement in SAP | © HENRICHSEN AG
Whitepaper - SAP Invoice Add-Ons
Grafik - Whitepaper gesteigerte Qualität mit SAP Invoice Add-ons | © HENRICHSEN AG
Whitepaper P2P ECO Check
Grafik - Whitepaper Purchase to Pay Eco Check | © HENRICHSEN AG

News, Webinare und Events im Bereich Eingangsrechnungsbearbeitung

Der E-Rechnungsgipfel vereint jedes Jahr Verbände, öffentliche Organisationen, Softwarehersteller, sowie namhafte Unternehmen, die für das Thema E-Rechnung brennen und entsprechende Lösungen, Prozesse sowie Standards mit Leidenschaft weiterentwickeln. Die HENRICHSEN AG war auf der diesjährigen Veranstaltung am 20. Und 21. September 2021 als Aussteller vor Ort in Neuss und hat für Sie ein Stimmungsbild rund um das Thema E-Rechnung eingefangen.

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News

Eine unserer populärsten Eigenentwicklungen in diesem Jahr ist das HENRICHSEN Add-On "KPI Cockpit for SAP". Viele unserer Kunden haben dieses Add-On bereits im Einsatz und nutzen erfolgreich die Möglichkeit, KPIs wie z.B. drohende Skontoverluste schnell und unkompliziert auszuwerten.

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News

Mit der SAP Office Integration können Sie mit wenigen Klicks E-Mail Anhänge oder die gesamte Mail einfach und schnell in Ihr SAP System bringen. Der Dokumenten Navigator zeigt ihnen jederzeit objektbezogen alle Dokumente an.

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News

Webinar zur Eingangsrechnungsverarbeitung auf Basis SAP. Hier erfahren Sie alles rund um die Einführung, der Steigerung der Prozess- und Datensicherheit, sowie der Verminderung von Aufwand und Fehlerquote. Jetzt anmelden!

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Webinar

Treffen Sie uns auf dem Accounting Summit 2022 in Hamburg - Die Messe und Konferenz für Digitalisierung und Innovation im Accounting und Controlling.

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Event

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