Individuelle Service-Module im Baukastenprinzip

SB: Monitoring Service - Störungen frühzeitig erkennen und beheben

Funktion:

Manchmal reicht es nicht aus, einen einfachen Dienst, Prozess oder Server zu überwachen. Bei kritischen Geschäftsprozessen müssen Sie alle beteiligten Ressourcen im Auge behalten und Regeln für die Gesamtbewertung aufstellen. Hierbei unterstützt Sie das HENRICHSEN Monitoring mit den Best-Practice Überwachungsknoten für die Invoice- und Archive-Prozesse.

Nutzen:

• Erhöhung der Verfügbarkeit und Stabilität
• 24 Stunden 7 Tage die Woche Überwachung
• Sofortige Benachrichtigung bei Störungen
• Rechtzeitige Erkennung kritischer Betriebszustände
• Regelmäßige Auswertung und Berichte
• Überschaubare Kosten

SB: Ihr Persönlicher Service-Manager - Ein Ansprechpartner, der Ihr System kennt 

Funktion

• Persönlicher Ansprechpartner bei Störungen mit hoher Priorität
• Monatliches Review-Gespräch für erbrachte und notwendige Serviceleistungen zur Sicherstellung und Optimierung des störungsfreien Betriebes
• 1-mal pro Jahr ein persönlicher Austausch mit individueller inhaltlicher Gestaltung

Nutzen:

• Frühzeitiges Erkennen von Optimierungspotentialen durch regelmäßigen Review
• Ihr Persönlicher Betreuer kennt die Systemlandschaft und die Key-User

SB: Server Health-Checks - Halten Sie Ihre Systeme auf optimalen Niveau!

Funktion:

• Einmalig oder regelmäßig werden die OCR- SQL- und/oder Archiv-Server einem Health-Check unterzogen
• Bestandsaufnahme der Systemlandschaft u.a. Aktualität der Versionen
• Erstellen einer Risikoanalyse
• Erstellen einer Empfehlungsmatrix
• Telefonische Besprechung der Ergebnisse

Nutzen:

• Präventive Vorsorge vor System-Ausfällen und Engpässen durch eine Risikoanalyse
• Sicherstellung System-Stabilität und gleichbleibend hoher Performance
• Aktualisierung der System-Dokumentation
• Bewährte Standard-Tools zur System-Analyse und Dokumentation
• Erfahrungen aus zahlreichen Systemchecks und Benchmarking-Möglichkeiten

Der OCR-Check: Wie hoch ist Ihre Dunkelbuchungsrate?

Funktion:

Der OCR-Check erstellt eine Statistik über bestimmte Zeiträume, Kreditoren oder Buchungskreise mit dem Ergebnis, wie hoch die Korrekturrate der Belegfelder ist. Mit dieser Analyse kann man schnell Änderungen in der Belegerkennung erkennen und Maßnahmen für eine Optimierung ermitteln, wenn sich zum Beispiel im letzten Monat die Rechnungen einzelner Kreditoren geändert haben.

Der OCR-Check beinhaltet die Ausführung der OCR-Analyse, die Aufbereitung der Ergebnisse in einem Report und die Besprechung der möglichen Maßnahmen zur Optimierung.

Nutzen:

Mit dem OCR-Check kann die Qualität der Erkennungsrate über einen längeren Zeitraum aufrecht erhalten werden und somit der Aufwand für die Bearbeitung der Belege auf ein Minimum reduziert werden.

SB: 1st Level Support & Key-User Vertretung - Überlassen Sie uns den 1st Level Support für ihre Anwender

Funktion:

Innerhalb eines Zeitraumes ist ein definierter Ansprechpartner der HENRICHSEN AG für Ihre Anwender bei Störungen, Anfragen und Changes erreichbar.

Folgende Leistungen sind inklusiv:

• Aufnahme des Ist-Zustandes der voraussichtlich auszuführenden Arbeiten
• Übergabe der Aufgaben zwei Tage vor der geplanten Abwesenheit
• Konstante Erreichbarkeit während der gesamten Abwesenheit per Telefon und Fernwartung während der HENRICHSEN Standardzeiten (08.00-17.00 Uhr)
• Zuverlässiger 1st Level Support inkl. Notfallmanagement
• Protokollierung der durchgeführten Aktivitäten und aufgetretenen Sondersituationen je nach Art und Umfang der auftretenden Störung
• Rückübergabe und Debriefing nach Abwesenheitsende und Abschluss der Dokumentation sowie Entlastung

Nutzen:

• Keine Schulungsmaßnahmen und Backup-Strategien notwendig
• IT kann sich auf die wertschöpfenden Prozesse konzentrieren
• Verlässliche Vertretungsregelungen – auch in Ausnahmesituationen

SB: Rufbereitschaft

Funktion:

• Wir stellen Ihnen einen Servicemitarbeiter außerhalb der regulären Servicezeiten auf Abruf bereit
• Unser Mitarbeiter steht im vereinbarten Zeitfenster z.B. im Zuge von Wartungs- oder Updatearbeiten bei auftretenden Störungen oder Fragen via E-Mail und telefonisch zur Verfügung

Nutzen:

• Zeitnahe Unterstützung bei Changes an Wochenenden / Feiertagen / Abenden, damit kein Produktivausfall notwendig ist

SB: Troubleshooting-Workshop - Wie können Sie Ihren Anwendern effizienter und nachhaltiger helfen können

Funktion:

Innerhalb des Workshops werden z.B. die Gesamtlösung, typische 1st Answer, wichtige Systemchecks und Grenzen der Lösung vorgestellt. Die Inhalte des Workshops können Sie selbstverständlich durch Ihre aktuellen Themen und Fragestellungen mitgestalten und an Ihre Bedürfnisse anpassen.

Beispielagenda für einen 1-tägigen Troubleshooting Workshop xSuite Invoice bei Ihnen vor Ort:

• Systemübersicht: Der Weg vom Scannen bis zur Buchung
• xSuite Workflow-Übersicht – Abläufe und Design
• xSuite Capture: Wie identifiziere ich Fehler und Probleme und wie gehe ich damit um?
• xSuite Workflow: Wie identifiziere ich Fehler und Probleme und wie gehe ich damit um?
• xSuite Bearbeiterfindung
• Hilfreiche Tools und Transaktionen rund um xFlow
• Aktuelle Probleme und Fragen

Den Troubleshooting-Workshop bieten wir an für: 

• Archiv EASY
• Workflow xSuite Invoice
• OCR/Belegerkennung mit xSuite Capture

Nutzen:

Ein Troubleshooting Workshop versetzt die Teilnehmer in die Lage, durch Verstehen der gesamten Prozesslösungsstrecke und durch fundiertes fachliches Hintergrundwissen den Anwendern einen qualifizierten 1st Level Support zu gewährleisten.

• Ausfallzeiten werden minimiert mit erhöhter 1st Level Supportleistung
• Sie können Ihren Anwendern effizienter und nachhaltiger helfen

SB: Verfahrensdokumentation nach GoBD inklusiv Muster

Funktion:

Um die Revisionssicherheit zu belegen, erfordern die GoBD eine übersichtlich gegliederte Verfahrensdokumentation. Aus der Verfahrensdokumentation müssen der Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse der Dokumentenprozesse vollständig und schlüssig ersichtlich sein. Das fertige Dokument dient anschließend dazu, nachweisen zu können, dass die gesetzlichen Anforderungen für die Aufbewahrung von Daten und Belegen in einem Unternehmen erfüllt sind.

Gerne unterstützen unsere Spezialisten Sie beim Erstellen einer gesetzeskonformen Verfahrensdokumentation für Ihr Unternehmen.

Die HENRICHSEN kennt natürlich die von ihr selbst umgesetzte xSuite und EASY Lösung bestens. Daher ist die HENRICHSEN AG prädestiniert, die Verfahrensdokumentation für die dokumentbezogenen Prozesse mit Ihrem xSuite- und/oder EASY-System zu erstellen. Nur wenn Sie eine Verfahrensdokumentation haben, dürfen Papierbelege vernichtet werden. Umfang und Aufbau einer Verfahrensdokumentation sind zwar nicht vorgeschrieben, wir folgen im Aufbau der Verfahrensdokumentation den Empfehlungen der Bundessteuerberaterkammer und des Deutschen Steuerberaterverbandes e.V.. Eine Verfahrensdokumentation ist vollständig und vorschriftsmäßig, wenn ein unabhängiger Dritter auf Basis der Dokumentation den ordnungsgemäßen Einsatz der xSuite und EASY Lösung überprüfen kann. Und dass er das kann, dafür sorgen wir von der HENRICHSEN AG.

Nutzen:

• Bereitstellung einer Word Vorlage zur Verfahrensdokumentation für die elektronische Aufbewahrung (DMS-Verfahrensdokumentation) von Rechnungen, die über die Anwendung xSuite Invoice verarbeitet werden
• Bereitstellung einer Word Vorlage zur Verfahrensdokumentation für die elektronische Aufbewahrung (DMS-Verfahrensdokumentation) von Belegen, die über die Anwendung EASY verarbeitet werden
• Unterstützung bei der Ersteinrichtung der Verfahrensdokumentation im Bereich
  • der technische Systemdokumentation
  • der Anwenderdokumentation
  • der Betriebsdokumentation
• Unterjährige Dokumentation der Veränderungen in der Betriebsdokumentation (bei Abschluss einer Pflegepauschale)
• Jährliche Überprüfung der Verfahrensdokumentation in der Betriebsdokumentation (bei Abschluss einer Pflegepauschale)