Beantragung Elternzeit - Ein smarter Employee Self Service für Ihre Mitarbeiter

21.06.2018

Das Beste vorweg: Die Geburtenrate in Deutschland ist auch in 2017 erneut gestiegen. Die Auswirkungen hiervon betreffen dabei nicht nur die Kommunen, die dafür Sorge tragen müssen, dass z.B. genügend Kinderkrippen, Kindergärten oder Schulen vorhanden sind, sondern auch Arbeitgeber - vom kleinen Handwerksbetrieb bis hoch zum DAX Konzern.

Der Grund hierfür ist, dass laut Angaben des Statistischen Bundesamtes immer mehr Männer und Frauen Elterngeld, und somit auch Elternzeit, beantragen. Allein im 1. Quartal 2018 waren es im Vergleich zum Q1 2017 knapp 60.000 mehr Elterngeldbezüge.

Wie sicherlich bekannt ist, handelt es sich bei der Elternzeit - rein rechtlich - um eine unbezahlte Freistellung von der Arbeit für die Betreuung und Erziehung eines Kindes (Vgl. § 15 BEEG). Zum Ende dieser unbezahlten Freistellung hat der Arbeitnehmer einen Anspruch auf Weiterbeschäftigung zu den gleichen Arbeitsbedingungen wie vor der Elternzeit.

Zur Elternzeit gibt es beim Arbeitnehmer oft zahlreiche Fragen. Ist es möglich, die Elternzeit zu verlängern? Welches Gehalt muss der Arbeitgeber während des Mutterschutzes zahlen? Welche Formalien sind bei der Beantragung zu beachten? Oft herrscht bei den Mitarbeitern vor allem Unklarheit, welche Anforderungen an welchen Antrag gestellt werden.

Digitaler HR Service schafft Erleichterung

Mit einem HR Service rund um die Elternzeit lassen sich einerseits viele dieser Mitarbeiterfragen beantworten und andererseits alle Formalien bei der Beantragung einfach händeln.

Ob digital oder analog, die Elternzeit muss auf jeden Fall beim Arbeitgeber beantragt werden. Der Arbeitnehmer muss den Antrag mindestens sechs Wochen vor Beginn der Elternzeit stellen, wenn diese unmittelbar im Anschluss an die Geburt oder an die Mutterschutzfrist beginnen soll. Sofern die Elternzeit später genommen wird, muss der Antrag acht Wochen vor Beginn der Elternzeit gestellt werden. Der Arbeitnehmer muss in diesem Antrag angeben, welche Zeiten er in den nächsten beiden Jahren als Elternzeit in Anspruch nehmen wird.

Doch wie genau werden die Mitarbeiter in einen solchen Prozess eingebunden?

Über ein Mitarbeiterportal kann durch ein paar Klicks vom Angestellten die Elternzeit beantragt werden. Durch den Login des Mitarbeiters wird der Antrag systemseitig mit den benötigten Stammdaten befüllt. Der Mitarbeiter muss lediglich ein paar Felder, wie zum Beispiel den errechneten Geburtstermin und ob es eine Mehrlingsgeburt ist, eintragen. Die Fristberechnung zum frühestmöglichen Beginn sowie zum Ende des Mutterschutzes und zum Beginn sowie zum Ende der Elternzeit erfolgt automatisch. Zudem kann der Mitarbeiter die Abschnitte der Elternzeit innerhalb des Antrags direkt festlegen. Innerhalb dieses Prozesses hat der Mitarbeiter ebenso die Möglichkeit ein Teilzeitmodell zu beantragen. Danach wird zur Unterzeichnung durch den Mitarbeiter ein schriftliches Antragsformular erzeugt. Auch können weitere Dokumente wie zum Beispiel ein Schwangerschaftsnachweis hochgeladen und an die Personalabteilung weitergegeben werden. Der Mitarbeiter kann jeder Zeit einsehen in welchem Status sich der Antrag befindet.

Der Antrag auf Elternzeit läuft automatisch zur Genehmigung bei HR auf. Nach der Genehmigung werden alle weiteren Folgeprozesse angestoßen oder automatisch ausgelöst. Zu jedem Schritt innerhalb dieses Prozesses wird zur Nachverfolgung eine Historie mitgeschrieben.

Auch bei dem Prozess Beantragung der Elternzeit zeigt sich die Digitalisierung von HR-Prozessen ist mehr als nur das Einführen einer HR Software. Oft müssen die alten Papier lastigen Prozesse durchdacht und überarbeitet werden um sie zielführend zu digitalisieren.

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