5 Tipps, wie Sie Ihre Purchase-to-Pay Prozesse verbessern können

07.05.2019

Seitens unserer Interessenten und Kunden werden wir immer wieder gefragt, wie man den eigenen Purchase-to-Pay Prozess effizienter gestalten kann. Dabei zeigt sich, dass es oftmals immer die gleichen Punkte sind, die es zu beachten gilt. Aus diesem Grund haben wir Ihnen an dieser Stelle einmal 5 Tipps für eine Verbesserung Ihres Purchase-to-Pay Prozesses zusammengestellt.

Tipp 1: Einkauf: Hinterlegung von Regeln und Automatismen in den Systemen:

Im Beschaffungswesen sollte bereits anhand verschiedener Kriterien hinterlegt sein, zu welchem Workflowbearbeiter eine bestimmte Aufgabe geroutet wird. Meistens beschaffen Anforderer wiederkehrend immer ähnliche Produkte aus nur wenigen Sachkonten und für nur wenige Kostenstellen. Versorgen Sie diese User mit den nötigen Informationen, wodurch z.B. die Kostenstelle oder die Sachkontierung bereits bei Bestellanforderung vorliegen. Workflow-Automatismen können dann viel früher greifen und Freigaben werden direkt zum Verantwortlichen gesendet, nicht erst zum zuständigen Einkäufer. Der Einkauf wird dadurch entlastet.

Tipp 2: Einkauf: Erstellen Sie (externe bzw. interne) Katalog für indirektes Material an:

Durch die Anbindung von externen Warenkatalogen können Sie Ihren Mitarbeitern eine breite Warenpalette mit wenig Aufwand zur Verfügung stellen. Statt mit jedem dieser Lieferanten einzeln Verträge zu verhandeln, gehen Sie lieber mit einem Marktplatz wie z.B. Mercateo, Conrad, usw. eine Geschäftsbeziehung ein. Diese Anbieter geben Ihnen mittels smarten online Katalog Zugang zu diversen Warengruppen und Herstellern. So holen Sie sich ein umfangreiches Produktangebot ins Haus, und müssen sich um Pflege, Aktualisierung, Upload usw. nicht kümmern. Natürlich gibt es mit einer State-of-the-Art Procurement Lösung auch die Möglichkeit, unternehmenseigene Kataloge anzubinden. Aus diesen können Artikel dann ebenfalls abgerufen werden.

Tipp 3: Auftragsbestätigungen mit der Bestellung abgleichen:

Der Abgleich einer Auftragsbestätigung mit einer Bestellung lohnt sich. Werden Abweichungen bereits in diesem Prozessschritt erkannt, können diese relativ unkompliziert behoben werden. Fällt die Abweichung hingegen erst bei Rechnungseingang auf, sind sofort wieder mehrere Beteiligte im Unternehmen involviert. Eine Abweichung bei Menge bzw. Preis, die erst im Rechnungsworkflow auffällt, bedingt Rückfragen und Mehraufwand. Zum Zeitpunkt der AB ist es häufig nur ein Telefonanruf bzw. eine E-Mail beim Lieferanten. Der Vorteil: Die Rechnung passt hinterher zur Bestellung bzw. zum Wareneingang, was einen 3-Way-Match ermöglicht und eine automaische Buchung zulässt.

Tipp 4: Stammdatenqualität und Prozesse optimieren:

Eine gute Stammdatenqualität sorgt für optimale Prozesse. Fehlen Stammdaten bzw. sind wichtige Felder in den Stammdaten nicht gefüllt, können auch die besten Softwarelösungen nicht vollumfänglich funktionieren. Beispiel: Ist die IBAN Nr. bzw. Umsatzsteuer ID nicht gepflegt, kann bei der Kreditorenerkennung im Rechnungseingang der Kreditor nicht ermittelt werden. Die Folge: Manuelle Zuordnung des Kreditors. Ähnlich beim Bestellwesen. Ohne sauber gepflegte Stammdaten ist ein Beschaffungsvorgang aufwändiger, da Informationen erst zusammengesucht werden müssen. Im schlimmsten Fall kann gar nicht bestellt werden, wenn der Kreditor nicht vorhanden ist. Neben den Stammdaten müssen aber auch die Prozesse eines ERP Systems, in diesem Fall bestimmte Transaktionen, selbst überwacht werden. Z.B.: Laufen Rechnungen z.B. doppelt auf? Finden Zahlungen an inaktive Lieferanten statt? Weichen Zahlungsbedingungen von Bestellung und Rechnung voneinander ab? usw. Daher sollten neben einer optimalen Stammdatenqualität auch alle relevanten und kritischen ERP Prozesse überwacht werden. Dafür gibt es spezielle SAP ERP Lösungen, die genau diese beiden Bereiche Stammdatenqualität und Prozessoptimierung abdecken.

Tipp 5: Finanzen: Setzen Sie beim Rechnungseingang auf strukturierte Daten:

Zur Jahrtausendwende mussten die meisten manuellen, papierbasierten Daten noch per Hand digitalisiert werden. Oft sah dies so aus, dass Papierinhalte per Hand am PC abgetippt wurden. Alternativ war das Scannen ein Weg, um Daten zu digitalisieren. Das Problem beim Scannen ist aber, dass die Daten nicht strukturiert vorliegen. Sie müssen erst per OCR ausgelesen und in eine strukturierte Form gebracht werden. Selbst bei digital erstellten PDFs, die an sich lesbar sind, müssen die Daten erst extrahiert, validiert und anschließend verifiziert werden. Die Technik hat hier bereits viele Fortschritte gemacht und die OCR Programme sind bzgl. Belegerkennung mittlerweile eine weit entwickelte Technologie. Sie nehmen den Anwendern viel Arbeit ab. Wesentlich effizienter ist es aber, die Daten gleich bei Erzeugung in strukturierter Form zu generieren. Ein Format, dass sich hierzu perfekt eignet und sich mittlerweile immer mehr durchsetzt, ist XML. Ein XML Dokument, z.B. eine Rechnung, kann beim Empfänger mit den geeigneten Software-Konvertern empfangen, validiert, extrahiert und anschließend mit den entsprechenden Rechnungseingangslösungen weiterverarbeitet werden. Die „Unschärfe“ und das beim OCR Verfahren notwendige verifizieren fallen hier weg. Die Formate X-Rechnung, ZUGFerD und Co. machen es vor und bereiten den Weg. Im Falle von Rechnungen lassen sich diese strukturierten XML Dateien viel effizienter und schneller bearbeiten. Anwender sollte daher bereits heute auf die passenden Softwarelösungen setzen, um zukünftig XML Dateien verarbeiten zu können.

Für alle, die mehr als nur 5 Tipps benötigen

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Ein wesentlicher Teil bei der Verbesserung des Purchase-to-Pay Prozesses sind die Eingangsrechnungen. Sie erreichen die Unternehmen heute auf verschiedenste Arten: in Papierform, als PDF oder (EDI)-Datenstrom. Für jeden Eingangskanal gibt es das adäquate Werkzeug, um die Rechnung und ihre Daten zu erfassen und für die Weiterverarbeitung digital aufzubereiten.

  • Moderne Invoice Lösungen unterstützen und beschleunigen den Eingangsrechnungs-Prozess von Lieferantenrechnungen in der Kreditorenbuchhaltung: vom Scannen, dem Erkennen und Archivieren, über den Rechnungsfreigabe Workflow bis zur automatisierten Buchung im ERP System.
  • Die OCR Erkennung liest die rechnungsrelevanten Daten aus den elektronischen Dokumenten aus und gleicht sie mit SAP-Stamm- und Bewegungsdaten ab, um eine hohe Erkennungsqualität zu gewährleisten. Die Validierung und Plausibilitätsprüfungen der Rechnungsdaten mit den Lieferantenstammdaten findet somit vollständig innerhalb von SAP statt.

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