Der neue HENRICHSEN e-Invoice Manager

Die Erkenntnis ist gereift: digitale Technologien unterstützen das Rechnungswesen entscheidend dabei Prozesse, wie das Buchen von Geschäftsvorfällen oder das Erstellen von Abschlüssen zu vereinfachen, zu verschlanken, zu beschleunigen.

Die Auswirkungen der Digitalisierung durch z.B. automatisierte Rechnungseingangs-Bearbeitung sind im Accounting deutlich zu spüren:

• Mehr Effizienz, da weniger manuelle Tätigkeiten
• höhere Transparenz, da der Status einer Rechnung zu jeder zeit einsehbar ist
• schnellere, ent­scheidungsrelevante Informationen durch Prozessbeschleunigung

Zu einem Stolperstein können allerdings die verschiedenen E-Rechnungsformate werden, die in Europa mittlerweile existieren, wie z.B. „X-Rechnung“, „Fattura PA“ und „ZUGFeRD 2.0“. Aber auch hierfür gibt es eine Lösung: den HENRICHSEN e-Invoice Manager!

Funktion des HENRICHSEN e-Invoice Managers  

Der HENRICHSEN e-Invoice Manager kann eingehende Rechnungen in verschiedenen XML Formaten einlesen, validieren, umwandeln und an xFlow Invoice SAP zur weiteren Verarbeitung weiterleiten. Dabei kann die Lösung grundsätzlich verschiedene XML Formate parallel verarbeiten, zum Beispiel:

• X-Rechnung
• Fattura PA
• ZUGFeRD 2.0

Das Add-On wandelt die Daten in ein Standard xFlow Format um und erzeugt parallel dazu aus den XML Informationen eine lesbare PDF Datei (sogenannter „Anzeigebeleg“). Beides wird anschließend an SAP weitergeleitet. Der Buchhalter kann mit Hilfe des erzeugten PDFs den Beleg verifizieren und das Rechnungseingangssystem erhält die Daten 1:1 aus der XML. Beides wird lückenlos archiviert und dokumentiert!

E-Invoicing als Technologietreiber im Rechnungswesen

Das E-Invoicing ist definitiv ein Treiber der Digitalisierung im Rechnungswesen. Dahinter steckt eine konkrete gesetzliche Vorgabe: Gemäß EU-Richtlinie 2014/55/EU dürfen öffentliche Auftraggeber in Deutschland ab 2020 nur noch elektronische Rechnungen in einem strukturierten Format verarbeiten. Jedes Unternehmen, das mit der öffentlichen Verwaltung Geschäfte betreibt, muss daher zwangsläufig von der bisherigen papiergebundenen auf die elektronische Rechnungsstellung umstellen.

Konkret benötigt das Rechnungswesen dafür eine Technologie, mit der sich E-Rechnungen im PDF/A-3-Format erzeugen lassen – oder, noch besser, im XRechnungs-Format, welches dem neuesten Stand 2.0 des ZUGFeRD-Standards entspricht. Allein daher ist die Digitalisierung im Rechnungswesen also unaufhaltbar.

E-Invoicing-Lösungen umfassen neben der debitorischen auch die kreditorische Seite – indem sie eingehende elektronische Rechnungen in digitale Prozesse und Bestell-, Buchhaltungs- und Abwicklungssysteme des eigenen Unternehmens integrieren. Aus solchen automatisierten Prozessen erst ergeben sich die wirklichen Vorteile der Digitalisierung und Automatisierung der Rechnungsprozesse: Kosteneinsparung und Prozesseffizienz, Zeitersparnis und Finanzeffekte (Fehlervermeidung, Liquidität), Compliance durch Einhalten regulatorischer Vorgaben.