HENRICHSEN e-Invoice Manager

06.05.2019

Der Dokumentenverkehr bei eingehenden Rechnungen unterliegt aktuell einem grundlegenden Wandel. Dies hat sich bereits seit geraumer Zeit angekündigt und nimmt nun immer mehr Fahrt auf. Die Rede ist von E-Rechnungen im XML Format. Dabei werden Rechnungen nicht mehr per Papier oder PDF als E-Mail Anhang versendet, sondern als strukturierter Datensatz in Form einer XML Datei.

Verschiedene Formate haben sich mittlerweile herausgebildet, die (fast) alle eines gemeinsam haben: Sie sind konform zur von der EU vorgegebenen Richtlinie 2014/55/EU bzw. der vom CEN daraus erarbeiteten Norm EU 16931. Diese Norm gib EU weit den Standard vor, wie eine E-Rechnung auszusehen hat.

x-Rechnung vs. ZUGFeRD 2.0

Deutschland hat für sich hier das Format X-Rechnung abgeleitet. X-Rechnung ist konform mit der Norm 16931 und gilt in Deutschland als neuer, öffentlicher Standard. In verschiedenen Stufen wird dieser Standard bis 2020 von „optional“ auf „verpflichtend“ umgestellt. Vorerst nur bei allen öffentlichen Einrichtungen und Verwaltungen auf Bundes- und Länderebene. Der X-Rechnungsstandard wird sich sicherlich aber weiter durchsetzen und früher oder später die Privatwirtschaft und den B2B Sektor erreichen. Spannend wird hierbei auch sein, wie sich das neue Format ZUGFeRD 2.0 des Forums für elektronische Rechnungsstellung Deutschland entwickelt. Es erfüllt ebenfalls die EU Norm 16931 und tritt als Alternative zur X-Rechnung an.

Beschäfftigen Sie sich frühstmöglich mit den neuen Rechnungsformaten

Bei all dem ganzen Format-Dschungel ist letztendlich für die Unternehmen eines wichtig: Frühzeitig die Vorteile dieser neuen Technologie nutzen und sich gleichzeitig alle Türen offenhalten. Vor allem bei den Formaten ist ein Blick in die Zukunft schwierig, da sich ständig Neuerungen auftun. Unternehmen sind also gut beraten, sich auf der einen Seite früh mit dieser Art des Belegempfangs vertraut zu machen, andererseits aber möglichst flexibel bzgl. zukünftigen Änderungen zu verhalten.

Überblick dank des HENRICHSEN e-Invoice Managers

Mit Hilfe des HENRICHSEN e-Invoice Managers können die gängigen Formate X-Rechnung, Fattura PA (Italien), ZUGFeRD 2.0, usw. verarbeitet werden. Die Middle-Ware ist dabei nicht starr auf ein einzelnes Format ausgerichtet. Zukünftige Formatänderungen bzw. neue Formate können per Update jederzeit in die Middleware eingespielt werden. Die Lösung übernimmt bei eingehenden Rechnungen die Validierung, Extrahierung, Konvertierung und Weiterleitung an das Zielsystem. Im Fall von HENRICHSEN an die Rechnungseingangslösung xFlow Invoice.

Die Vorteile: Keine „Unschärfen“ mehr bei der Erkennung von Dokumenten. Alle Informationen liegen in strukturierter und eindeutig erkennbarer Form vor. Kreditoren, Bestellnummern, Belegpositionen, Rechnungsnummern usw. können eindeutig identifiziert und für die weitere Bearbeitung genutzt werden. Dabei können die systemseitig hinterlegten Workflows ideal genutzt werden, da per 1:1 Erkennung alle Daten einwandfrei vorliegen.

Nehmen Sie Kontakt auf

Gerne berichten Ihnen unsere Experten mehr zur Lösung HENRICHSEN e-Invoice Manager bzw. der Digitalisierung des kompletten Eingangsrechnungsprozesses auf Basis von SAP. Füllen Sie hierfür unverbindlich unser Kontaktformular aus und wir melden uns anschließend umgehend bei Ihnen.

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