13 Ziele für ein effizientes SAP Wareneingangs-Management

Wie wertvoll die Digitalisierung im Wareneingang, insbesondere beim Handling von Lieferscheinen, ist und was für ein riesiges Optimierungspotential hier schlummert, soll im Folgenden kurz skizziert werden.

Von der Warenannahme im Lager bis zur Freigabe im Fachbereich

Werfen wir einen gemeinsamen Blick in die Warenannahme eines x-beliebigen Unternehmens. Wie schaut der Prozess in diesem Bereich für gewöhnlich aus?

• Neue Lieferung (Paketservice, LKW, Bahn, …) wird in den WE-Bereich verbracht
• Abladen und ggf. Auspacken der Lieferung
• Wahrscheinliche Prüfung, ob die auf dem Lieferschein angegebenen Artikel und Mengen in der geforderten Anzahl, Qualität und Stückzahl geliefert wurden
• Mitarbeiter durchsuchen das SAP-System nach einem passenden erwarteten Wareneingang - Abgleich der Lieferung mit der Bestellung
• Einbuchung des Wareneingangs im SAP
• Verstauen der Ware im Lager
• Ablage des Lieferscheins (oft dezentral in einem Ordner)

13 Ziele für ein effizientes SAP Wareneingangsmanagement

Damit Ihr Wareneingangsmanagement mit der HENRICHSEN Lösung ein echter Erfolg wird, haben wir uns für die Umsetzung folgende Ziele gesetzt: 

1. Prozessbeschleunigung durch weniger manuelle Tätigkeiten
2. Steigerung der Datenqualität durch weniger manuelle und zunehmend verifizierbare Eingaben, im Nebeneffekt verbesserte Nutzung von vorhandenen Mitarbeiterkapazitäten
3. Direkte, automatische WE-Buchung in SAP 
4. Reduzierung der Kapitalbindung durch Verkürzung der Durchlaufzeit aufgrund automatischer WE-Buchung 
5. Verbesserung der Bestandstransparenz durch zeitnahe und realitätsgetreue WE-Buchungen, insbesondere auch bei verteilten WE-Zonen über das Werk oder gar über mehrere Standorte
6. Positive Effekte auf das Controlling im Materials Management bzw. den nachfolgenden P2P-Prozessschritten.
7. Kein interner Postversand mehr nötig (für Standort A ist bestellt, Standort B erhält jedoch die Ware. Kein Problem! Im WE-Cockpit können die Daten zusammengezogen werden und der in B eingescannte Lieferschein kann trotzdem einfach und zeitnah in A geprüft und zur Buchung freigegeben werden)
8. Keine manuelle Suche der Bestellung im SAP mehr. Diese wird per OCR erkannt und direkt mit der WE-Buchung verknüpft.  
9. Kein manueller Abgleich von Lieferscheinen und Bestellungen mehr notwendig. Die Übernahme falscher Daten wird nachhaltig eliminiert.
10. Möglichkeit zur weiteren Prozessoptimierung mithilfe interner, vorgangsbezogener Rückfrage-Workflows. Z.B. beim Einkauf, wenn eine Bestellung angepasst werden muss, falls nicht genügend offene Menge vorhanden ist.  
11. Effizientere Prozesse und übergreifende P2P Gesamtvorteile: Wenn WE sauber gebucht wurde, spart dies auch im Rechnungseingang bzw. -prüfung Zeit und Ressourcen, da bei der Rechnungseingangsbearbeitung versucht wird dunkel zu buchen. Dies funktioniert nur, wenn das „3-Way-Match“ erfolgreich ist (Bestellung vs. Wareneingang vs. Rechnung). Fehlt der Wareneingang an dieser Stelle bzw. ist dieser nicht (oder zu spät) dokumentiert, dann kann die dazugehörige Rechnung nicht direkt gebucht werden. Dadurch verzögert sich die Rechnungsbearbeitung und es kann zu finanziellen Einbußen kommen, wenn z.B. durch diese Verzögerung ein Skontoabzug nicht mehr möglich ist. 
12. Auch für die Lieferantenbewertung im Einkauf ist eine pünktliche Lieferung bzw. Einbuchung der Ware relevant. Andernfalls kann eine - ungerechtfertigt - verschlechterte Lieferantenbewertung die Folge sein. Dies kann nur durch eine konsequente und schnelle WE-Vereinnahmung sichergestellt werden, die auch ausreichend dokumentiert ist. Z.B. mittels der Archivierung des Original-Lieferscheins zur Bestellung. 
13. Produktionsrelevante Prozesse werden zeitnah mit Material versorgt. Für die Produktion ist von grundlegender Bedeutung, dass notwendiges Material schnell verwendet werden kann bzw. überhaupt als verfügbar erkannt wird. Verzögerungen durch WE- oder QM-Prüfungen sollen möglichst weitgehend minimiert werden. 

Early Adopter Programm

Das HENRICHSEN Wareneingangsmanagement wird aktuell an erste Early Adopter Kunden ausgerollt. Im Early Adopter Programm wird der ausgewählte Kunde sehr intensiv betreut und arbeitet eng mit unserem Business Development und der Produktentwicklung zusammen. Das gibt der HENRICHSEN AG ein schnelles und intensives Produktfeedback und dem Kunden die Option, auf die Standard-Ausprägung des Produktes direkten Einfluss zu nehmen. Ins EA-Programm können bis incl. Q1 2021 noch je 2 SAP ECC 6.0 und S/4HANA Kunden aufgenommen werden.

Sie können sich vorstellen Early Adopter Kunde zu werden? Bitte nehmen Sie hier hierzu direkt Kontakt mit uns auf!