Gezielte Prozessoptimierung durch Process Mining
01.09.2020
Process Mining - Bedeutung und Einsatzgebiet
Durch Process Mining findet eine Datenanalyse der betroffenen Systeme statt, d.h. Daten aus verschiedenen Bereichen werden gesammelt und anschließend analysiert. Process Mining geht aber über die reine Datenanalyse hinaus. Im Fall von SAP werden die Informationen auch zu konkreten Transaktionen verknüpft. Process Mining ist seit Längerem ein wichtiges Thema für Unternehmen, um detaillierte Einblicke in Geschäftsprozesse zu erhalten und relevante Informationen herauszufiltern.
Moderne Geschäftsprozesse werden zu einem großen Teil durch IT-Systeme unterstützt, wobei an verschiedenen Stellen Daten anfallen. Process Mining macht sich solche Daten zu Nutze und analysiert diese gezielt, um die IST-Situation zu den definierten Sollprozessen offenzulegen. Durch smarte Cockpit-Anwendungen lassen sich die Kennzahlen aus dem Prozess übersichtlich visualisieren. So können Ursachen für operative Ineffizienzen schnell sichtbar gemacht werden.
Die HENRICHSEN AG hat vor einiger Zeit begonnen das SAP Add-On "HENRICHSEN KPI Cockpit for SAP" zu entwickeln, welches sich aktuell mitten in einem Pilotprojekt bei einem Kunden befindet.
Optimierung des Rechnungseingangsprozesses durch das HENRICHSEN KPI Cockpit for SAP
Das HENRICHSEN Add-On bezieht sich auf den Rechnungseingangsprozess. Dieser Prozess beinhaltet viele Schritte in verschiedenen Unternehmensbereichen, wie z.B. dem Wareneingang, der Finanzbuchhaltung oder dem Einkauf.
Das Ziel der Lösung ist dabei die Durchlaufzeiten und Prozesskosten durch Ausbesserung von Schwachstellen deutlich zu reduzieren. Das geschieht, in dem durch unser Add-On diverse KPIs gezielt ausgewertet werden und darauf basierend ein konkreter Handlungsbedarf abgeleitet wird.
Die 4 Stufen des Process Mining Cockpits
1. Auswertung der Rechnungseingangskanäle
- Erfassung der Anzahl der Rechnungen pro Eingangskanal (Mail, Scan, XML, etc.)
- Auswertung der Lieferanten mit den meisten Papierrechnungen
Nutzen: Es wird ersichtlich, welche Lieferanten besonders viele Papierrechnungen schicken. Dies kann als Hinweis dienen, mit welchen Lieferanten ein Gespräch zur Umstellung auf elektronische Rechnugnsformate lohnenswert sein kann.
2. Auswertung von Rechnungen mit oder ohne Bestellbezug
- Auswertung von Lieferanten mit den meisten Rechnungen ohne Bestellbezug
- Auflistung der Anzahl von Rechnungen pro Freigabegrenze
Nutzen: Hinweis auf Lieferanten, die durch fehlenden Bestellbezug einen hohen Aufwand verursachen, da die Kontierung manuell vorgenommen werden muss. Die Auswertung von Rechnungen mit oder ohne Bestellbezug ist die Grundvoraussetzung um SOLL und IST Werte miteinander vergleichen und Trends erkennen zu können. Langfristig soll dadurch die Anzahl der Rechnungen ohne Bestellbezug reduziert werden.
3. Auswertung von Durchlaufzeiten der einzelnen Prozesse (mit und ohne Bestellbezug)
- Auswertung der durchschnittlichen Liegezeit pro Workflowschritt
- Auswertung der durchschnittlichen Gesamtzeit von Rechnungseingang bis Workflowende/Zahlung
Nutzen: Die Auswertung zu den Durchlaufzeiten gibt Aufschluss darüber, an welchen Stellen im Prozess die meiste Zeit verstreicht. Außerdem ist die benötigte Zeit des gesamten Prozesses ein guter Indikator, ob eingeleitete Maßnahmen auch wie gewünscht zu einer Beschleunigung der Abläufe führen.
4. Auswertung von Rechnungen mit drohendem Skontoverlust
- Anzeige der Anzahl an Belegen mit drohendem Skontoverlust nach einstellbaren Kategorien
- Anzeige der entsprechenden Belege mit zugeordneten Bearbeitern
Nutzen: Durch die Anzeige der Belege mit drohendem Skontoverlust kann gezielt reagiert und damit bares Geld gespart werden. Wertvolle Skontoverluste können somit drastisch reduziert werden.
Wie funktioniert unsere Lösung?
Die Grundvoraussetzung für die Nutzung des HENRICHSEN KPI Cockpit for SAP ist der Einsatz von SAP und xSuite Invoice. Es handelt sich dabei um eine cloudbasierte Lösung in der SAP HANA Cloud (SCP), bei der Daten aus SAP und xSuite Invoice abgegriffen werden, um daraus Kennzahlen zu berechnen. Diese zeigen Performance, die wiederum grafisch aufbereitet wird, so dass sich Handlungsempfehlungen durch unsere Kunden selbst leicht ableiten lassen. Die Visualisierung erfolgt dabei durch SAP UI5 im SAP Fiori Design. Ein ebenfalls wichtiger Aspekt dieser Lösung ist, dass die Daten in Echtzeit analysiert werden können.
Sie haben Interesse an diesem neuen Tool oder benötigen noch weitere Informationen? Dann zögern Sie nicht unsere Experten zu kontaktieren. Wir freuen uns von Ihnen zu hören!
Process Mining - ein teils unbekannter Begriff, hinter dem viel Power zur Erleichterung der täglichen Arbeit steckt. Was sich dahinter verbirgt, was es kann und welche Vorteile sich damit ergeben, lesen Sie hier.
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